Automatización de facturas: de 100 emails manuales a cero intervención
Automatización con n8n que clasifica y archiva más de 100 facturas al mes recibidas por email. Las reglas se gestionan desde Google Sheets por una persona sin conocimientos técnicos.
El desafío
En esta asesoría, las facturas de proveedores llegaban todas al mismo buzón de email: más de 100 al mes. La contable, una profesional con décadas de experiencia pero sin conocimientos técnicos, dedicaba varias horas cada semana a un proceso completamente manual:
- Abrir cada email y comprobar si contenía una factura.
- Descargar el PDF adjunto.
- Identificar el proveedor y el tipo de gasto.
- Renombrar el archivo siguiendo una convención.
- Guardarlo en la carpeta correcta de Google Drive.
Además de ser tedioso, el proceso era propenso a errores: facturas en carpetas equivocadas, duplicados y documentos que se perdían entre cientos de emails.
La solución
Implementé una automatización completa con n8n, diseñada para que la contable pudiera controlarla sin tocar nada técnico:
- Monitorización automática del email: el flujo revisa el buzón cada hora y detecta emails con facturas adjuntas.
- Extracción inteligente de adjuntos: identifica los PDFs de factura y descarta el resto (firmas, logos, otros adjuntos).
- Clasificación por reglas en Google Sheets: la contable mantiene una hoja de cálculo sencilla con las reglas: “si el remitente contiene X, es del proveedor Y, va a la carpeta Z”. Añadir un proveedor nuevo es añadir una fila.
- Archivo automático en Google Drive: cada factura se renombra con la convención establecida y se guarda en la carpeta correcta, creando subcarpetas por mes si no existen.
- Notificación de excepciones: si una factura no coincide con ninguna regla, la contable recibe un aviso por email para revisarla manualmente y, si quiere, añadir la regla nueva.
El resultado
- Cero horas semanales dedicadas a clasificar facturas manualmente (antes eran 4-5 horas).
- Una persona de 70 años gestiona las reglas de clasificación sin ayuda, añadiendo filas en Google Sheets.
- Más de 100 facturas al mes procesadas automáticamente sin errores de archivo.
- Cero facturas perdidas: el sistema de excepciones garantiza que ningún documento se queda sin clasificar.
- El sistema lleva meses funcionando sin intervención técnica.
Resultado
La contable de 70 años gestiona las reglas de clasificación desde Google Sheets sin ayuda técnica. El proceso que antes llevaba horas cada semana ahora se ejecuta solo, con cero intervención manual.